La mise en forme d'un document peut sembler secondaire : on peut penser que l'essentiel, c'est l'information qu'il contient.
Pourtant, de nombreux enjeux sont associés à la mise en forme d'un document : qu'il s'agisse d'un texte, d'un classeur, d'un diaporama, d'une page web, ou encore d'autres types de documents comme une carte conceptuelle.

Nous allons ici présenter les enjeux d'un document texte, puis les moyens dont nous disposons pour y répondre ; ce sera l'occasion de dresser la liste des notions importantes, d'établir le vocabulaire et définir les concepts essentiels liés à la mise en forme des documents texte.

Quels sont les enjeux de la mise en forme d'un document ?

Tout d’abord pour ce qui concerne le lecteur, nous allons voir que la mise en forme apporte de la lisibilité au travers de repères visuels porteurs de sens pour le lecteur. Elle peut aussi véhiculer une identité à travers une charte graphique associée fortement à une personne, une société, une institution.
Pour l’auteur, la mise en forme peut-être perçue comme un pensum, qui fait perdre beaucoup de temps.
En effet, dès lors qu’il doit répondre aux enjeux que la mise en forme représente pour le lecteur, il doit se préoccuper de :

• garantir la conformité du document à la charte graphique
• être capable de faire évoluer cette charte si besoin
• la réutiliser pour d’autres documents partageant la même charte

Dans la suite, nous reprendrons chacun de ces enjeux afin de bien les cerner.
Nous présentons ensuite les pratiques à adopter pour y répondre. 

Quels sont les grands enjeux de la mise en forme pour le lecteur d’un document numérique ?

Lisibilité du document. Fiabilité du contenu. Perception de la structure. Perception d’une identité visuelle.

Explication

La fiabilité du contenu a peu à voir avec la mise en forme : il s’agit là du fond du discours, et non pas de sa forme. En revanche, la mise en forme peut être déterminante pour la lisibilité, pour aider le lecteur à percevoir la structure, et pour lui permettre de reconnaître l’identité visuelle de son auteur lorsqu’il s’agit d’une marque ou d’une institution par exemple.

Quels sont les grands enjeux de la mise en forme pour l’auteur d’un document numérique ?

Facilité d’évolution et de réutilisation des choix de mise en forme. Efficacité de la mise en œuvre d’une charte graphique. Régularité et cohérence des mises en forme sur l’ensemble du document. Garantie de qualité orthographique et grammaticale.

Explication

Les enjeux pour l’auteur consistent à disposer de facilités pour assumer ses obligations en matière de mise en forme, qui sont nombreuses : la charte graphique doit être traduite, de façon cohérente et régulière dans tout le document, et doit pouvoir évoluer et être facilement réutilisée pour des documents similaires. En revanche, l’orthographe et la grammaire relèvent du contenu et pas de la mise en forme.